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Abrechnung – Was stelle ich meinen Kunden in Rechnung?

Aus Nettigkeit auf 45.000 Euro verzichten?

Meetings ohne Ende. Seit Corona findet bei uns ein Videocall nach dem anderen statt. Wie rechne ich das ab? Kann ich so etwas überhaupt abrechnen? Soll ich die Telefonzeit mit einem Kunden tracken und am Ende des Monats in Rechnung stellen? Reagiert der Kunde darauf verärgert oder zeigt er Verständnis. Seine persönliche Erfahrung zum Thema Abrechnungsmodelle mit Kunden wird dir Mika Gustavson hier im Artikel und im Video mitteilen. Es lohnt sich, denn er skizziert dir hier 1zu1, wie er es gelöst hat.

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Letztes Jahr war ein schlechtes Jahr. Ich hatte 53% weniger Einnahmen aber, und das ist der Hammer, 21% mehr Angebote abgegeben und im Schnitt 1,5 Stunden am Tag mehr gearbeitet als das Jahr davor. Und 2019 war mein Umsatzstärkstes Jahr.

So kann es nicht weiter gehen

Das meine Kunden, durch die Situation, jetzt weniger Geld zur Verfügung haben ist absolut klar. Aber sie hatten mehr Zeit und natürlich das Bedürfnis etwas zu ändern, um mehr Umsatz zu machen bzw. nicht zu große Verluste zu erleiden. So hatten meine Kunden Ideen und Fragen wie: „Ich hätte mal eine kurze Frage. Könnten wir vielleicht xyz machen und was halten Sie davon und was würde dies kosten“ etc. und dementsprechend bei mir angefragt und um Unterstützung, Informationen etc. gebeten. Durch die „Einführung“ von Video Meetings hatte ich zudem noch mehr Aufwand und oft/meist resultierte daraus kein neuer Auftrag.

In den Jahren, wo alles normal lief, war das kein Problem weil es sich unter dem Strich immer sehr rentiert hat. Nur jetzt eben nicht und dass fast das ganze Jahr 2020. Ich habe viel mehr Zeit investiert und viel weniger Ertrag gehabt.

Ich habe angefangen zu rechnen

Ich habe Lehrgeld bezahlt und für mich die Erkenntnis gewonnen das sich die „Zeit“ geändert hat. Ich muss „Kleinigkeiten“ umstellen, die für mich eine sehr große Auswirkung haben. Bisher habe ich Telefonate und Beantwortungen per E-Mail und daraus resultierende Recherchen zeitlich nicht erfasst, meine Mitarbeiter aber Ihren Part schon und mir in Rechnung gestellt ich aber nicht gleich an meine Kunden weitergegeben. Trotzdem hat es sich im Schnitt immer rentiert.

Ein Beispiel für ein besseres Verständnis

Zur Erklärung zeige ich ein direktes Beispiel von uns. Bei 4 Mitarbeitern und mir: Wenn jeder von meinen Mitarbeitern 20 Minuten am Tag diese Zeit erfasst, was sie auch gemacht haben, und mir in Rechnung gestellt haben plus meiner Zeit sind wir am Tag bei 5 Dienstleistern bei 100 Minuten. Das bedeutet xx,00 Euro bezahle ich an meine Mitarbeiter und xx,00 Euro verdiene ich weniger am Tag, weil ich die Zeit nicht in andere/weitere Projekte investieren kann. Dies sind dann im Monat x.335,00 Euro Mehrkosten für meine Mitarbeiter und x00,00 Euro die ich weniger verdienen kann. Dann kommt noch hinzu das meine Mitarbeiter diese Zeit auch nicht für diverse andere/weitere Projekte nützen können und somit habe ich ein zusätzliches Minus von nochmal x.335,00 Euro im Monat. Dies bedeutet aufs Jahr gesehen xx.040,00 Euro, die mir von meinen Mitarbeiter Einnahmen fehlen und ein Minus von x.800,00 Euro weniger Einnahmen von mir und das sind im Jahr ein Minus von fast 45.000,00 Euro. Und diese Summe kann entscheidend sein für mein „Überleben“. Oder ob ich einen Mitarbeiter entlassen muss.

Von einem Meeting ins Nächste – Abends Projekte nacharbeiten

Was ich zu diesem Zeitpunkt, als ich die Entscheidung traf das jede Minute bezahlt werden muss, noch nicht bedacht hatte war die Psychologische Komponente. Mir ging es überhaupt nicht gut. Ich war total überlastet. Die Zeit war schon schwer und ich war gefühlt den ganzen Tag in Meetings, Telefonaten etc. und habe dabei gefühlt umsonst gearbeitet. Dann abends länger gearbeitet an Projekt die ich tagsüber nicht geschafft hatte.

Zudem waren die Meetings und Telefonaten länger als sie es in der Regel sind. Klar die Mitarbeiter meiner Kunden sind im Homeoffice und haben mehr Zeit sich jetzt darum zu kümmern.

Als Unternehmer muss ich vorausschauend agieren

Quelle: MEGA

Ich als Inhaber muss auch vorausschauend denken. Was passiert, wenn sich die Situation nicht so schnell ändert? Ich bin voller Hoffnung das es sich ändern wird. Ich gehe erstmal davon aus das wir nicht mehr neu Aufträge als 2020 bekommen. So muss ich so handeln, weil ich meine Zeit und die meiner Mitarbeiter noch effektiver einsetzten muss.

Der Kunde braucht die richtige Agentur und ich den richtigen Kunden

Beispiel: Falls ein Kunde von mir kommt und sagt „Herr Gustavson wir können uns momentan Ihre Preise nicht leisten und wir müssen zu einem günstigeren Anbieter wechseln“. Ich würde es verstehen und wäre überhaupt nicht enttäuscht etc. Sie müssen sich für diese schwere Zeit den richtigen Anbieter suchen. Und das gleiche muss ich auch. Ich muss mir den Kunden suchen, der sich mich leisten kann. Durch meine Entscheidung nehme ich meinen Kunden nichts weg, ich gebe ihnen nur nichts mehr kostenfrei/umsonst. Somit war ich mir sehr klar, dass dies für mich und mein Unternehmen das richtige ist.

Wie kommuniziere ich meine neue Herangehensweise den Kunden?

Ich habe meine Kunden per E-Mail die Neuerung geschrieben. Ich war mir klar, dass dies das Richtige ist, aber trotzdem hatte ich Bammel. Das war an einem Freitag. Am Montag waren die ersten Reaktion per E-Mail gekommen und alle waren nur positiv. Klar manche haben auch nicht darauf geantwortet.

Das Ergebnis – Schneller Projekte abschließen und entspannter arbeiten

Trotzdem war es am Anfang recht merkwürdig, weil viel weniger Fragen, Anfragen etc. reinkamen. Aber bei denen wo kamen wusste ich das wir was verdienen und wir konnten Projekte viel früher abschließen und somit hatte ich viel früher Geld auf dem Konto. Das hat mich sehr beruhigt. Auch bin ich viel „entspannter“ als vorher und kann jetzt mehr Zeit in Auftragsgewinnung etc. investieren die ich vorher nicht hatte. Und auch mal einfach raus und spazieren gehen ohne Angst zu haben das ich in der Zeit etwas verpasse.

Mika Gustavson
Mein Name ist Mika Gustavson und ich bin Inhaber der Webdesign und WordPress Agentur Wolkenhart. Seit 2002 bin ich im Webdesign „Geschäft“ tätig und seit über 10 Jahren nur auf WordPress spezialisiert. Ich bin seit 25 Jahre selbständig und habe schon einiges in meinem Leben beruflich gemacht aber immer nur das was mir riesig Spaß macht. So hat das Berufliche auch immer privat mit mir zu tun. Meine erste große Leidenschaft war der Tischtennis Sport. Hier war ich semiprofessionell tätig als Spieler und Trainer und habe einige internationale Turniere gespielt. Danach war ich vom Fußballfieber gepackt und habe es als Trainer, Co-Trainer und „Manager“ in den Profibereich geschafft, bis mich das Webdesignfieber gepackt hat. Und wenn es die Zeit erlaubt mache Deutsche Rap.