Was ist eine Pressemitteilung?

Für wen sind Pressemitteilungen geeignet?

Wer schreibt eigentlich Pressemitteilungen und für wen sind sie geeignet?

Es gibt eine Vielzahl an verschiedenen Einrichtungen und Personen, die die Wirkung einer Pressemitteilung für ihre eigenen Zwecke effektiv nutzen können.

Dazu zählen:

• Unternehmen und Konzerne
• Startups
• Organisationen, Institutionen und Einrichtungen
• Vereine
• Personen des öffentlichen Lebens

Große Institutionen, Unternehmen und Konzerne verfügen sogar über eine eigene PR-Abteilung oder Pressestelle. Hier erfolgt die gezielte Öffentlichkeits- und Pressearbeit, um wichtige Informationen und Neuerungen gezielt nach außen zu tragen.

Beispiele für Pressemitteilungszwecke:

• Ein neu gegründetes Startup möchte sich bekannt machen (Imageaufbau)
• Ein Unternehmen launcht ein neues Produkt
• Pflege und Verbesserung des eigenen Unternehmens-Images
• Allgemein in verschiedenen Bereichen an Reichweite gewinnen

Zu welchen Themen und Anlässen passen Pressemitteilungen?

Mittlerweile ist es Gang und Gebe, in regelmäßigen Abständen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zu leisten. Dazu gehört auch die gezielte Erstellung und Veröffentlichung von Pressemitteilungen.

Möchten Sie eine Pressemitteilung versenden, sollten hierfür ein klar definiertes Thema und Anlass vorliegen. Nur so ist sichergestellt, dass Sie die Zielgruppe erreichen und an Reichweite gewinnen.

Beispiele für Pressemitteilung Themen und Anlässe:

• Firmenjubiläum
• Gründung eines neuen Unternehmens
• Errichtung neuer Firmenstandorte
• Neue Kooperation mit einer Institution oder einem Unternehmen
• Wechsel in der Führungsetage
• Spenden und Sponsoring
• Neue und innovative Produkte, Angebote oder Dienstleistungen
• Präsentation von Projektergebnissen

Pressemitteilungen können eine weitreichende Wirkung erzielen

Laien und Einsteiger unterschätzen oftmals die Wirkung einer Pressemitteilung. Das gilt vor allem für unerfahrene Personen und Startups, die in diesem Bereich noch nicht viel Erfahrung haben.

Doch gerade für Einsteiger kann eine Pressemitteilung ein Sprungbrett sein, um erfolgreich in der Öffentlichkeit an Reichweite zu gewinnen. Mit einem erfolgreichen Pressebeitrag wecken Sie bei Lesern und Journalisten das Interesse und geben ihnen genau die Informationen mit auf den Weg, die sie lesen möchten.

Kommt die Mitteilung gut an und wird verbreitet, verbreitet sie sich automatisch auch in den Medien und informiert über neue innovative Produkte, Veranstaltungen oder interne Events.

Welche Inhalte und Informationen sind wichtig?

Möchten Sie eine Pressemitteilung schreiben, stehen Inhalt und Informationen an erster Stelle. Machen Sie sich anhand von W-Fragen Gedanken darüber, was das Wichtigste für den Inhalt ist.

Dabei helfen Ihnen folgende W-Fragen:

• Wer?
• Was?
• Wann?
• Wo?
• Wie?
• Warum?
• Woher? (welche Quelle)

Die oben aufgeführten W-Fragen nehmen Sie sich als Hilfe, um wichtige Informationen und Inhalte einzubringen. Diese Inhalte kommen anschließend ganz an den Anfang, um den Leser aufmerksam zu machen. Ziel ist es, das Interesse zu fördern und ihn neugierig zu machen, den Rest der Pressemitteilung ebenfalls zu lesen und darüber zu berichten.

Im folgenden Verlauf gehen Sie dann detaillierter auf die Informationen ein, die Sie grob angesprochen haben. Nur so ist sichergestellt, dass alle wichtigen Inhalte enthalten sind.

Auch die AIDA-Formel ist hilfreich

Kennen Sie bereits die AIDA-Formel? Sie ist bei der Erstellung einer Pressemitteilung ebenfalls hilfreich und von wichtiger Bedeutung. Sie findet bereits vielerorts Verwendung.

AIDA steht für:

• Attention – Aufmerksamkeit
• Interest – Interesse
• Desire – Verlangen
• Action – Aktion/Wirkung

Mithilfe dieser Punkte wecken Sie die Aufmerksamkeit bei Ihrem Leser. In diesem Falle sind das größtenteils Journalisten, die einen Anreiz erhalten sollen. Folglich entscheiden sie sich, Ihre Informationen in einem Medium wie TV und Radio zu veröffentlichen.

Auf die richtige Struktur und den Aufbau kommt es an

Lesen Sie einige Pressemitteilungen als Beispiele, werden Sie schnell ein einheitliches Schema und eine Struktur erkennen. Möchten Sie mit Ihrer Mitteilung erfolgreich sein und in der Öffentlichkeit an Reichweite gewinnen, sollten Sie in puncto Struktur und Aufbau einige Regeln beachten.

Dabei gilt:

• Titel: Kurze und knackige Überschrift (30 bis 40 Zeichen)
• Untertitel: Kann als Ergänzung des Haupttitels helfen. Ist besonders bei langen Pressemitteilungen bis max. einer DIN-A4 Seite hilfreich.
• Einleitung: Fassen Sie alle wichtigen Informationen, die Sie übermitteln möchten, in diesem Teaser zusammen. Hier kommen die W-Fragen zum Einsatz. 2-3 Sätze.
• Hauptteil: Hier gehen Sie näher auf die Informationen und Mitteilung ein. Nennen Sie Hintergrundinformationen, erklären Sie Wichtiges detaillierter. Auch Meinungen in Form von Zitaten sind gerne gesehen und wirksam.
• Schlussteil: Hier nennen Sie noch einmal abschließend wichtige Details und Fakten. Bei einer Veranstaltung können das beispielsweise Veranstaltungsort, Datum und Uhrzeit sein. Besonders wichtig: Die Kontaktdaten des Ansprechpartners.

Erstellen Sie eine Pressemitteilung mit Ihrem Logo und falls vorhanden, mit Header und Footer (Corporate Identity). Das wirkt professionell und schafft einen Erinnerungswert.

Wie wird eine gute Pressemitteilung geschrieben?

Wie bereits erwähnt, wird eine Pressemitteilung größtenteils an Journalisten versendet. Dementsprechend sollte es das Ziel sein, alle Informationen und Fakten auf den Punkt zu bringen und in der aktiven Form zu formulieren.

Im Folgenden einige hilfreiche Tipps und Tricks:

• Halten Sie Sätze kurz und knackig. Schreiben Sie kurze und keine durch Kommas voneinander getrennten, zu langen Sätze. Kurze und prägnante Sätze sind hier im Vorteil.
• Vermeiden Sie bei Formulierungen einen passiven Schreibstil. Ein aktiver Stil mit Verben liest sich deutlich besser.
• Verzichten Sie in jedem Falle auf eine direkte und persönliche Ansprache des Lesers. Schreiben Sie die Pressemitteilung in der dritten Person.
• Verwenden Sie „Ich- und Wir“-Formulierungen, geschieht das ausschließlich in Zitaten.
• Um eine gute und einfache Lesbarkeit sicherzustellen, verzichten Sie bitte weitestgehend auf Fremdwörter und Fachwörter. Auch zu viele Füllwörter sind schwer lesbar.
• Eine Pressemitteilung übermittelt Informationen und keine Werbebotschaft. Aus diesem Grund verzichten Sie auf Werbeslogans gänzlich. Gleiches gilt für Superlativen, die bestimmte Fakten und Eigenschaften übertrieben beschreiben.
• Für Absätze und Zeilenabstände 1,5 Zeilen einstellen.
• Haben Sie informative Bilder und Grafiken zur Hand? Gerne mit einbinden. So ist beispielsweise eine separate Hinzugabe der Bilder als Anhang ist in Ordnung.

Haben Sie die Pressemitteilung fertiggestellt, geben Sie sie noch einmal an einen oder zwei Kollegen zum Korrekturlesen.

Wie lang sollte eine Pressemitteilung sein?

Halten Sie die Pressemitteilung so kurz wie möglich. Unnötige Informationen und Fülltexte sind hier nicht gewünscht. Liefern Sie lieber Fakten, Fakten, Fakten. Idealerweise erreicht Ihre Pressemitteilung etwa eine halbe DIN-A4 Seite. Reicht der Platz nicht aus, können Sie auch eine ganze DIN-A4 Seite verwenden. Überschreiten Sie aber keinesfalls eine DIN-A4 Seite.

Pressemitteilung versenden: E-Mail, Presseverteiler und Presseportale

Ist die Pressemitteilung fertiggestellt, geht es auch schon mit dem Versand weiter. Die Pressemitteilung muss veröffentlicht werden. Heutzutage erfolgt der Versand beim größten Teil aller Mitteilungen schnell und einfach über E-Mail. Hierfür stehen spezielle thematisch relevante Presseverteiler zur Verfügung, mit denen Sie bestimmte Zielgruppen genau ansprechen.

In einem Presseverteiler finden Sie alle wichtigen Informationen, Medien und Kontaktdaten zu den Journalisten und Ansprechpartnern. Hier haben Sie also die Möglichkeit, gezielt passende Journalisten herauszusuchen, die sich für das Thema interessieren könnten.

Nehmen Sie sich hierfür ruhig ausreichend Zeit, um themenrelevante Journalisten und Ansprechpartner zu finden. Nur so ist sichergestellt, dass Ihre Pressemitteilung Aufmerksamkeit erhält und gelesen wird.

Des Weiteren stellen PR-Agenturen, Online-Presseverteiler und Presseportale eine Möglichkeit dar. Bei einigen Presseportalen ist sogar eine kostenlose Veröffentlichung möglich.

Achtung: Pressemitteilungen sind urheberrechtlich geschützt!

Unter bestimmten Umständen sind Pressemitteilungen und die darin enthaltenen Informationen urheberrechtlich geschützt.

Dabei gilt:

• Versendet eine Agentur oder ein Unternehmen eine Mitteilung selbst, in der die Bezeichnung „Pressemitteilung“ vorhanden ist? In diesem Falle ist der Empfänger und Leser in der Regel automatisch dazu berechtigt, sie zu kopieren und zu publizieren.
• Anders sieht es hingegen aus, wenn der Autor anderweitige Regelungen getroffen hat. In diesem Falle ist es ratsam, sich mit ihm in Verbindung zu setzen.
• Bei allen anderen Veröffentlichungen und Informationen aus Newslettern, bei denen es sich um vermeintliche Pressemitteilungen handelt, ist hingegen Vorsicht geboten. Andernfalls kann der veröffentlichende Autor auf das Urheberrecht setzen, was eine Abmahnung Unterlassungserklärung als Folge haben kann.

Mitteilungen sollten aktuelle Nachrichten/Informationen und keine Werbung enthalten

Bleiben Sie bei der Erstellung und Formulierung einer Pressemitteilung sachlich und bringen Sie ausschließlich wichtige Informationen und Fakten ein. Auf werbliche Formulierungen sollten Sie gänzlich verzichten, um beispielsweise neue innovative Produkte anzupreisen. Auch die Nennung von zahlreichen Vorzügen einer Dienstleistung hat in diesem Falle nichts in einer Pressemitteilung zu suchen.

Denn Fakt ist, dass es sich in diesem Falle um Behauptungen von Tatsachen handelt. Überprüfbar sind sie hingegen nicht, sodass der Leser selbst die Behauptung nicht überprüfen und nachvollziehen kann.

Möchten Sie also keinesfalls zu werblich klingen, sorgt indirekte Rede für Abhilfe. Auch hier kann es hilfreich sein, gleichzeitig Meinungen und Zitate Dritter einzubringen.

Unterschied zwischen Pressemitteilung und Pressemeldung

Wie bereits anfangs erwähnt, wird eine Pressemitteilung häufig auch alternativ als Pressemeldung, Pressebericht, Pressetext, etc. bezeichnet. Hierbei handelt es sich um Synonyme. Einen Unterschied an sich gibt es allerdings nicht.

Die Synonyme zur Pressemitteilung finden häufig in anderen Bereichen Verwendung. So geben Behörden bei Bekanntmachungen häufig eine „Pressemeldung“ aus. Von einem „Pressetext“ machen Texter intern Gebrauch, um innerhalb einer Pressearbeit mitzuwirken und einzelne Punkte anzusprechen.

Dennoch ist und bleibt die „Pressemitteilung“ die korrekte Beschreibung und findet nach wie vor am häufigsten Verwendung. Nutzen Sie diese Bezeichnung, wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Marketing-Abteilung eine Mitteilung macht, beweisen Sie damit Professionalität.